Archive for the ‘Kuliah’ Category

Take Home Test Sistem Informasi Manajemen

Soal no 2 :

Jawaban :

Konversi sistem informasi baru jika tidak dilakukan dengan cara dan tahapan yang terencana dapat menyebabkan kesalahan dan kesulitan dalam aspek implementasinya. Secara pengembangan, permasalahan konversi tidak akan menemui banyak permasalahan karena sistem yang baru akan mengacu kepada standar dan kinerja dari sistem sebelumnya. Selain itu, konversi sistem dilihat dari sudut pandang programming relative mudah karena pola pikir dan hasil akhir pengembangan sistem sudah diketahui. Permasalahan mungkin akan muncul pada penambahan fungsi-fungsi baru atau modifikasi alur pikir sistem yang sudah tersedia. Akan tetapi, pekerjaan programming tersebut tingkat kesulitannya relatif dapat terkontrol karena terkait dengan tim dan pengguna yang tertutup (pilot project)

Permasalahan menjadi pelik ketika implementasi konversi sistem lama menjadi sistem baru. Berbeda dengan tahapan pengembangan, tahap implementasi konversi melibatkan banyak pihak yang mungkin sudah terbiasa dengan penggunaan sistem yang lama. End user dan direct user adalah pihak yang paling banyak resiko dalam melakukan kesalahan konveri sistem. Hal tersebut disebabkan karena mereka sudah terbiasa menggunakan sistem lama, bahkan pada beberapa kasus sudah hapal tiap tahapan bahkan tanpa melihat.

Keteraturan dan repetasi dari pelaksanaan pekerjaan menjadi penyebabnya. Interaksi dengan sistem yang bersifat rutin seperti entry data yang dilakukan operator akan menjadi permasalahan pertama. Sistem yang baru pastinya akan menawarkan cara kerja baru dan berbeda. Bentuknya bisa penambahan pekerjaan atau perampingan alur kerja. Bentuk lainnya bisa berupa perubahan mekanisme atau aturan pelaksanaan pekerjaan. Bentuk-bentuk perubahan ini akan mempengaruhi kualitas dan kuantitas pekerjaan. Pada tahapan tertentu bahkan bisa menghasilkan input dan data yang tidak benar sehingga mempengaruhi tahap akhir.

Pihak yang juga dapat mengalami kesalahan dalam konversi sistem adalah end user yang bertugas dalam pengawasan dan evaluasi. Pada tahapan ini, user akan mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan analisis dan penetapan kualitas output. Bentuknya bisa kesalahan analisis akibat tidak familiar dengan sistem baru, penggunaan tools analisis yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau kesalahan akibat data hasil proses input yang memang sudah tidak sesuai.

Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan melakukan sosialisasi dan perencanaan konversi sistem yang ketat dan sesuai dengan kebutuhan. Poin penting dalam tahapan konversi sistem ialah penyesuaian dengan sistem lama dan sosialisasi secara menyeluruh. Sistem baru yang dibangun harus mengedepankan kemudahan dan kesesuaian dengan sistem yang lama. Sebisa mungkin tampilan dan alur kerja dibuat menyerupai sistem yang sudah tersedia sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan teknis. Sosialisasi dan pelatihan adalah kunci dalam melakukan konversi sistem. Tujuan sosialisasi ialah memberikan penyeragaman pemahaman tentang perubahan sistem. Sosilasasi juga hendaknya dilakukan tidak pada direct user saja tetapi juga pada indirect user sehingga kegiatan bisnis tidak terganggu dengan permasalahan perbedaan sistem. Pelatihan dilakukan khususnya kepada user yang mempunyai tingkat interaksi sistem yang tinggi agar permasalahan terkait perubahan cara kerja tidak terjadi secara massif. Pelatihan ditekankan pada perubahan alur kerja (jika ada) dan perubahan bentuk interaksi dengan sistem (bentuk form, metode analisis, tahapan pekerjaan).

Konversi sistem dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan, diantaranya :

1. Sistem Paralel/Paralel Run

Pendekatan sistem parallel dilakukan dengan cara mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Setiap hasil proses dievaluasi, disambung dan disesuaikan dengan kebutuhan user. Apabila sistem baru telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihan :

–  User dapat melakukan pengecekan data pada sistem lama.

–  Meningkatkan rasa aman bagi user.

Kekurangan :

– Penggunaan resource yang tinggi karena harus menangani sistem lama dan sistem  baru.

– Biaya pengembangan dan konversi sistem yang membengkak.

2. Direct Cut-Over

Direct Cut Over adalah pendekatan konversi yang menekankan pada perubahan drastic pada sistem dengan cara sistem baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama pada suatu saat/periode yang telah ditentukan. Dalam aplikasinya, pelaksanaan konversi dapat dilakukan dengan catatan:

– Telah dilakukan pengecekan secara sistem ekstensif.

– Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (Time Delay).

– User dipaksa harus menggunakan sistem baru.

Resiko pada teknik Direct Cut-Over ini adalah:

– Delay yang lama berakibat terjadi makin banyak kesalahan.

– User menggunakan sistem yang belum dikenal.

– User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru.

3. Phased in Method

Strategi konversi ini menggabungkan dua pendekatan diatas (Parallel Run dan Direct Cut-Over) yaitu dengan mengurangi sebanyak-banyaknya resiko yang dapat terjadi. Pada awal konversi pendekatan yang dilakukan ialah parallel run selanjutnya pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.

Keuntungan:
– User terlibat dalam konversi ini.

– Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data.

Kerugian:
– Membutuhkan waktu yang lebih lama.

– Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan.

4. Pilot Approach atau Distributed Approach

Strategi konversi ini dilakukan apabila terdapat beberapa lokasi atau site. Misalnya pada sistem bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya. Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan pada suatu site terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di site lainnya.

Soal No 3

Jawaban :

Software dalam kaitannya dengan sistem komputasi adalah bagian yang menjadi pusat input, analisis dan output dari pekerjaan. Secara pelaksanaan, software melakukan tugas dalam sistem kompotasi yang tersedia oleh hardware. Tanpa software, hardware adalah sistem mati yang tidak dapat mengolah apapun. Sebaliknya, tanpa hardware software hanyalah serangkaian kode dan bilangan biner yang tidak dapat beroperasi. Perawatan hardware relatif lebih mudah karena dapat dilakukan dengan melakukan cek fisik sedangkan perawatan software relatif lebih sulit karena menekankan pada kemampuan membaca dan menganalisis serangkaian program atau kode yang membutuhkan tahapan dalam mengetahui luaran atau permasalahannya.

Perawatan software difokuskan pada pemastian proses kerja dan analisis yang dilakukan oleh software berjalan seperti tujuan yang diharapkan. Bentuk perawatan  dapat berupa penentuan permasalahan, penyelesaian dengan patch, uji keamanan, uji logaritma, dan analisis lainnya. Tujuan utama perawatan software setidaknya dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Efektifitas dan Efisiensi

Software pada dasarnya adalah sistem yang berjalan dengan tujuan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Jika penggunaan software menghambat pekerjaan karena permasalahan teksnis maka fungsi software sebagai tools akan tidak berguna. Oleh karena itu perlu perawatan sistem untuk memastikan kinerjanya sesuai dengan harapan serta dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Aspek efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan software harus menjadi bagian penting dalam proses perawatan.

2. Reliabilitas (Kehandalan)

Program dikatakan reliable atau handal bila program dapat berjalan dengan baik, tidak mudah hang, crash atau berhenti pada saat pengoperasian. Kehandalan program juga dinilai dari seberapa jauh dapat tetap berjalan meskipun terjadi kesalahan pada pengoperasian (error tolerance). Selain itu, pengguna memerlukan feedback sesuai dengan  kondisi system.

3. Pemilihan Software untuk Pengembangan

Pada tahapan pengembangan, pemilihan software akan banyak berpengaruh terhadap tampilan dan alur kerja software. Hal tersebut disebabkan secara konsep cara pengerjaan alur proses dan pola pikir akan berbeda. Walaupun saat ini beberapa software pengembangan sudah didesain pada generalisasi interface dan alur pikir sehingga memudahkan.

4.  Kompatibilitas

Kompabilitas adalah aspek penting dalam perawatan sistem. Tanpa kompabilitas yang memadai, perawatan akan sulit dilakukan. Salah satu alasan sebagian besar administrator menggunakan PHP dalam program adalah kompabilitas dan jaringan pengguna yang tinggi. Hal tersebut memudahkan untuk melakukan maintenance dan jika ditemukan masalah maka tim dapat mendiskusikannya dengan pihak lain yang menggunakan software serupa.

Soal no 4 :

Jawaban :

ERP adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis organisasi secara terintegrasi. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu organisasi dalam satu system yang dapat digunakan untuk semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari ERP adalah Integrasi berupa penggabungan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua bagian berbagi informasi dan berkomunikasi.

ERP  didasarkan  pada database yang pada umumnya berupa software  modular. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular bermakna bahwa sebuah organisasi dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

Tujuan ERP secata umum ialah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. Dalam aktivitas organisasi dan proses bisnis, ERP bertujuan untuk :

  • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  • Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  • Menghasilkan informasi yang real-time
  • Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP sangat tergantung pada ukuran organisasis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Semakin besar organisasi dan bagian yang terlibat maka ERP juga akan semakin rumit. Tingkat kerumitan implementasi ERP juga didasarkan pada jenis kegiatan yang terlibat. Dalam penerapannya perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Terdapat beberapa langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP :

  • Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
  • Menentukan waktu dari migrasi data
  • Membuat template data
  • Menentukan alat untuk migrasi data
  • Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
  • Menentukan pengarsipan data
  • Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
  • ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
  • Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
  • Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Berikut ini contoh penerapan ERP di PLN (dikutip dari http://tsavo4.blogspot.com/2008/09/penerapan-erp-di-pln.html)

Penerapan ERP di PT. PLN

Untuk mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN (persero) dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh IT. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara
otomatis akan meningkatkan pelayanan. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi.

Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi. Pengimplementasian ERP jelas akan merubah pola kerja suatu perusahaan, dan para pegawailah yang langsung menerima dampak dari perubahan itu.

Saat ini penerapan ERP pada perusahaan besar sudah menjadi kategori wajib, dapat diambil contoh perusahaan tenaga listrik seperti di malaysia dan china, berturut-turut diwakilkan oleh Tenaga Bhd. dan Shanghai Power telah lama menerapkan ERP. Untuk Indonesia, perusahaan BUMN yang menerapkan ERP mungkin dapat dihitung dengan jari.

Dukungan dari SDM

Kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah “People.” Sesempurna apapun rancangan dan penerapan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh seluruh pegawai. Dibutuhkan kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini telah berjalan. menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, menurut Rully, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan.
Ringkasan mengenai pengimplementasian ERP

IT Master Plan PLN dibuat pada tahun 2004, bentuk riil PLN dari rencana tersebut adalah mengembangkan IT secara bertahap ditubuh PLN, seperti membangun sistem informasi secara on-line menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang centralized serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan Sistem tersebut.
Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu: divisi keuangan, divisi logistik dan divisi sumberdaya manusia. Ujicoba Pilot project dilakukan di kantor PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang, distribusi Bali, dan kantor Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa-Bali.

Dengan pertimbangan khusus, PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP, dan bekerja sama dengan Accenture sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. Bisnis Proses PLN yang sangat spesifik dan berbeda dari perusahaan listrik di dunia yang lain, maka beberapa modul pada sistem ERP perlu di sesuaikan dengan kebutuhan dari PLN itu sendiri.

Tim Imbangan Pilot ERP

Seperti pada Kasus BIG-BANG NIBCO yang membentuk TRIAD, maka pada kasus ini, PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem.
Tim ini terdiri atas 2 tim

1. tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Go-Live System

Terdapat 3 tahap perencanaan “Go-Live” sistem di PLN

1.tanggal 29 Des 2005, tahap menerapkan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN, PLN distribusi Jakarta Raya & tangerang, bali dan P3B Jawa-Bali.
2.tanggal 1 april 2006, tahap menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.

3.tanggal 1 juli 2006, tahap menerapkan fungsi logistik, keuangan dan SDM di PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.

Berikut ini adalah list dari comment di beberapa blog terkait outsourcing :

Comment blog

  1. “Menurut saya, outsourcing haruslah dilakukan dengan mengedepankan kesepakatan yang jelas tentang batasan pekerjaan dan pengalihan wewenang sistem informasi tersebut”

http://prima.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/penerapan-outsourcing-sistem-informasi-it-outsourcing-dalam-suatu-perusahaan/#comment-6

  1. “menurut saya, outsourcing untuk sistem IT belum menjadi kebutuhan untuk UMKM karena kompleksitas yang masih rendah. pilihan nya lebih kepada menggunakan sistem yang sudah ada dan memodifikasinya sehingga sesuai dengan kebutuhan. after all, its a nice point of view :)”

http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html/comment-page-1#comment-163

  1. “outsourcing jika digunakan dengan tepat dan akurat bisa memberikan manfaat bagi perusahaan terutama dalam fokus pengembangan core bisnis. tapi yang terjadi biasanya, manajemen puncak tidak terlibat langsung dalam desaign sistem sehingga hasil akhirnya tidak memuaskan”

http://primadona.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/15/keuntungan-dan-kelemahan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/#comment-5

  1. “pemilihan insource, co source dan outsource kayaknya menarik untuk dibahas lebih lanjut di tataran aplikatif. sekedar share, kalau perusahaan tempat saya bekerja lebih memilih outsource karena lebih kecil resiko bisnisnya dibandingkan dengan insource”

http://yulitarp.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing/#comment-3

  1. “artikel yang bagus, sayang pembahasan di tataran aplikatifnya kurang. but afterall, its still a nice work :)”

http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/#comment-4

  1. “outsourcing terkadang bisa menjadi blunder jika tidak di manage dengan baik. Perusahaan seharusnya menetapkan terlebih dahulu batasan dan tujuan akhir sistem yang akan dikembangkan”

http://erwin.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-sistem-informasi-di-indonesia/#comment-3

  1. “artikel yang sangat lengkap ! banyak dilengkapi sisi aplikasi di perusahaan tentunya dengan dukungan toeri yang baik”

http://arlan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/17/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing-keuntungan-dan-kelemahannya-dibandingkan-insourcing/#comment-7

  1. “lalu bagaimana dengan pengembangan IT di perusahan kecil dan berkembang? apakah lebih baik menggunakan outsourcing atau insource ?”

http://aryawiguna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/“outsourcing”-dalam-pengembangan-dan-penerapan-system-informasi-di-organisasi/#comment-3

  1. “Is this solution works for micro scale of bussines like small factory or franchise? Btw, nice post :)”

http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/tatvasoft-leading-it-outsourcing-company-offers-seamless-software-application-migration-services/

  1. “I think outsourcing is a better solution than insource for some cases. for my company, we prefer using outsource for IT development”

http://blogs.hbr.org/hbr/cramm/2010/07/does-outsourcing-destroy-it-in.html

  1. “banyak pelajaran yang bisa diambil dari outsourcing. khususnya masalah transfer knowledge dari penyedia jasa pada staf internal. walau kadang pihak outsource membatasi terhadap akses tersebut”

http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/outsourcing-vs-insourcing-dalam-sistem-informasi/#comment-7

  1. “hal yang kadang menjadi permasalahan dalam pelaksanaan outsourcing ialah resitensi dari internal staff khususnya staf yang pekerjaannya akan digantikan oleh vendor terkait. pemahaman perlu disosialisasikan oleh manager untuk menghindari terjadinya konflik”

http://suherli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/out-sourcing-sistem-informasi-manajemen/#comment-3

  1. “setuju dengan anda,  fokus pada core bisnis adalah tujuan utama dari outsource. ada idiom yang pas untuk ini, “do your best, outsource the rest”

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

  1. “kalau kasusnya IT untuk industri mikro dan menengah gimana ya pak? mohon penjelasan”

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/#comment-65

  1. “nice article ! lengkap dengan tahapan dan aplikasi outsource secara jelas. Thanks”

http://gilang.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/teknologi-informasi-outsourciing-2/#comment-3

  1. “perlu diperhatikan juga aspek waktu dan keamanan data dalam pelaksanaan outsourcing. itu merupakan masalah yang kadang terlupa oleh manajemen”

http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-outsourcing-bagi-perusahaan/#comment-3

  1. “penjelasan yang menarik, dilengkapi dengan grafik dan ilustrasi. Nice post !”

http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-outsourcing-vs-insourcing/

  1. “outsource bagus jika faktor biaya dan inovasi adalah hal utama yang jadi acuan”

http://zulfadhli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing/#comment-2

  1. “nice post ! bisa ditambahkan tentang aplikasi outsource di tataran implementasi”

http://zicohernawan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/soal-1-apa-yang-membedakan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-system-informasi-jelaskan/#comment-2

20.  “nice post, lengkap dengan ilustrasi dan tabulasi sehingga memudahkan dalam pemahaman”

http://pranadewananda.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengadaan-sistem-informasi-perusahaan-melalui-outsource-sistem-informasi/#comment-6

Latar Belakang

Keberhasilan pengembangan system informasi saat ini telah menjadi salah satu indicator dari kinerja organisasi yang menjadi sorotan, bukan saja dari aspek operasional perusahaan, tatpi juga hubungannya dengan kepercayaan pelanggan. Perusahaan dengan dukungan IT yang baik dan memadai akan memiliki nilai plus dari pesaingnya berupa respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat, serta kepercayaan terhadap delivery pekerjaan.

Keunggulan-keunggulan tersebut yang membuat banyak pihak meningkatkan konsentrasi dalam pembangunan system informasinya. DIlain pihak, proses pembangunan system informasi terkadang bersifat temporary dan menimbulkan banyak masalah seperti kurangnya SDM yang handal, besarnya biaya investasi bagi pelatihan dan pengembangan, dukungan hardware yang kurang memadai hingga masalah klasik, kurangnya waktu manajemen untuk memperhatikan detil pengembangan system informasi.

Salah satu solusi yang banyak digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut ialah penggunaan jasa outsourcing IT. Bentuknya bias bermacam-macam, baik aspke pengembangan, perawatan, bahkan konversi system. Fenomena outsourcing saat ini sudah menjadi diskusi banyak pihak, khususnya dalam permasalahan efektivitas dan keberhasilan pelaksanaan pelaksanaannya.

Artikel ini akan membahas secara singkat tentang outsourcing dalam bidang system informasi, aplikasi outsourcing, kelebihan outsourcing dan kekurangannya hingga aspek-aspek yang dibutuhkan dalam pelaksanaan outsourcing.

Definisi Outsourcing

Secara definitive, Outsourcing (Alih Daya) diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak. Istilah Outsourcing ini juga sering disebut juga system kerja kontrak. Definisi lainnya dari outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan bisa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non–core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bisa dialihkan sebagai unit outsourcing. (Sumber : “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”, http://malangnet.wordpress.com)

Secara umum, jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Dalam mengevaluasi manfaat IT outsourcing, perusahaan tidak hanya perlu mempertimbangkan penggabungan yang kompleks antara masalah bisnis dan teknis tetapi perusahaan juga harus menyingkirkan rasa takut kehilangan control terhadap sistem yang sudah ada. Kendala ini umum terjadi pada perusahaan yang akan menggunakan jasa outsourcing dalam pengembangan IT systemnya. Selama beberapa dekade, eksekutif di banyak perusahaan telah dikondisikan untuk terlibat langsung dalam pengelolaan IT, baik berupa staf TI, prosedur, dan infrastruktur.

Pro Kontra Outsourcing Sistem Informasi

Dalam sebagian besar lingkungan bisnis, sudah menjadi rahasia umum bahwa perbandingan objektif antara pengelolaan IT secara internal dan layanan outsourcing IT akan mengungkapkan perbedaan yang signifikan dari segi keuntungan biaya, kehandalan, kualitas, kecepatan, dan fleksibilitas. Outsourcing IT memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan IT secara insource, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan dukungan; meningkatkan produktivitas; mengurangi pengeluaran, mendapatkan akses ke teknologi-teknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di pasar. Kajian lainnya juga mengungkapkan keuntungan lainnya seperti IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing..

Salah satu perhatian dalam  TI outsourcing adalah pemilihan mitra kerja yang sesuai, memahami kompleksitas keputusan outsourcing dan memiliki terbukti pendekatan untuk membantu perusahaan mencapai berbagai manfaat bisnis dimungkinkan oleh outsourcing.

Pada tahapan pelaksanaan, outsourcing IT mengalami beberapa pertentangan, baik dari pihak yang mendukung maupun pihak yang menolak. Alasan yang dikemukakan oleh pihak yang mendukung diantaranya adalah :

  • Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
  • Dapat mengurangi biaya.
  • Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
  • Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
  • Merupakan modernisasi dunia usaha.
  • Efektivitas manpower.
  • Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
  • Memberdayakan anak perusahaan.
  • Dealing with unpredicted business condition.

Kelebihan lainnya yang dijabarkan oleh Verizon, salah satu outsourcing IT Internasional adalah berikut ini  :

1. Pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik

Biasanya, dukungan sumber daya IT dibagi antara dua tujuan, yaitu pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan pasar dan efiesnsi operasional. Dengan outsourcing, manajemen dapat berfokus pada pengembangan sistem yang sesuai pasar tanpa harus memikirkan pelaksanaan kegiatan operasional. Pelaksanaan operasional seperti memperbarui dari server load balancing, sistem pemantauan dan tuning, perencanaan kapasitas, membantu operasi meja, dan fungsi-fungsi TI lainnya rutin dapat diserahkan kepada outsourcing yang berkualitas. Singkatnya, perusahaan bebas untuk berkonsentrasi pada bisnis inti, dan penyedia outsource dapat berkonsentrasi pada bisnis intinya, yaitu support sistem operasional sehari-hari.

2. Mengurangi overhead TI

Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan biaya administrasi sistem dan jaringan, serta tambahan sistemik dan proses dukungan sehingga perusahaan dapat melakukan investasi yang lebih besar dalam bisnis inti seperti akuisisi pelanggan, hubungan manajemen, manufaktur atau kegiatan distribusi. Sebuah penelitian oleh IDC tentang outsourcing baru-baru ini menunjukkan bahwa 12 perusahaan yang disurvei menyadari bisnis dapat bergerak lebih baik dengan mengurangi biaya TI fasilitas sebagai lantai-ruang, pemanas dan pendingin udara, konsumsi listrik, penggunaan UPS, pencegah kebakaran, pengarsipan, dan manajemen fasilitas.

3. Mengurangi pengeluaran modal

Outsourcing operasi TI dapat membiayai atau tingkat investasi modal tradisional di infrastruktur dan migrasi teknologi selanjutnya dapat dibiayai untuk keperluan operasi. Sebagai manfaat tambahan, Anda dapat membayar biaya operasi ini pada transaksi per dasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur variasi pengeluaran sesuai dengan permintaan atau disesuaikan dengan kebutuhan pasar.

4. Peningkatan kinerja dan kehandalan TI

Pengurangan bahkan eliminasi kesalahan operasional dan inefisiensi adalah salah satu keuntungan yang paling penting dari outsourcing. Penyedia Outsourcing mempekerjakan staf berpengalaman yang mematuhi persyaratan yang ketat dan terdokumentasi dengan baik dalam buku panduan. Penyedia Outsource melakukan investasi pada SDM, teknologi, dan proses yang memungkinkan tingkat layanan dan kualitas yang jika dilakukan oleh perusahaansecara mandiri akan sulit dilakukan karena tingginya investasi.

5. Keunggulan teknologi dari pesaing

Outsourcing menyediakan tidak hanya pada best practice , tetapi juga untuk best practice yang sedang berkembang secepat best practice tersebut dikembangkan. Pada era globalisasi strategi bisnis kerapkali dihubungkan dengan perkembangan teknologi sehingga akses awal untuk kemampuan TI baru dapat menjadi keuntungan yang berbeda dalam persaingan memperebutkan pasar.

6. Kontingensi dan kontinuitas Bisnis

Permasalahan utama dalam pengelolan IT secara insource adalah penyedia beroperasi dalam fasilitas dengan pasokan listrik yang berlebihan, alternatif sambungan telekomunikasi, dan kelebihan kemampuan prosesing. Pada tahapan tertentu hal tersebut dapat menyebabkan pemborosan Dengan outsource masalah-masalah tersebut dapat teratasi. Selain itu outsource dapat menyediakan system yang melanjutkan operasi bahkan setelah kesalahan besar atau system  kegagalan. Banyak outsource juga memelihara situs pemulihan bencana yang mereka dapat pindah ke dalam waktu singkat tanpa harus fasilitas utama terpengaruh oleh suatu gangguan.

(sumber : Verizon Information Technology)

Selain pihak yang mendukung Out sourcing, ada juga pihak yang menolak penerapan outsourcing IT di perusahaan dengan beberapa alasan. Issue paling utama ialah masalah biaya dan aspek pengendalian terhadap system. Selain alasan utama tersebut, ada juga beberapa alasan lainnya seperti :

  • Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
  • Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  • Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
  • Para pihak pengguna jasa dapat memungkinkan melakukan pemutusan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.
  • Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
  • Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
  • Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
  • Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
  • Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan jadi masalah bagi perusahaan tersebut
  • Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing
  • Managerial Control issue

Kualifikasi Penting bagi Outsourcing IT

Ketika perusahaan melakukan outsourcing TI strategi, praktik bisnis perusahaan mandat yang mempertimbangkan layanan  penyedia layanan yang dapat menunjukkan sebagai berikut:
1. Eksekutif manajemen yang kuat

2. Pemahaman tentang ruang lingkup layanan yang dibutuhkan

3. Sebuah catatan terbukti terkait kinerja dalam memenuhi ruang lingkup tanggung jawab

4. Kedalaman dan stabilitas keuangan

5. Kedalaman jasa untuk memenuhi jumlah kebutuhan terbesar sebagai sumber tunggal.

6. Teknis dan sumber daya manusia yang dapat dibawa ke beruang ketika perubahan pelanggan atau tumbuh usaha

Keenam faktor penentu keberhasilan memberikan pemahaman tentang jenis  kebutuhan outsource perusahaan saat ini dan masa depan kepada penyedia jasa untuk outsourcing TI. Masing-masing sama pentingnya dengan dampak bisnis secara keseluruhan dan kualitas layanan yang diberikan. Banyak perusahaan biasanya hanya memeriksa beberapa ukuran kuantitatif seperti return-on-investasi (ROI), payback, tingkat-internal-kembali  (IRR), return-on-aset (ROA), atau nilai tambah ekonomi (EVA) – dan memang seharusnya begitu, karena ini penting pengukuran untuk evaluasi. Namun, penilaian yang paling baik dan cenderung sudah terbukti ialah mengintegrasikan faktor-faktor yang tercantum di atas ke dalam evaluasi vendor analisis untuk memastikan hasil yang sukses hubungan outsourcing.

Kesimpulan

Pelaksanaan outsourcing system informasi, secara umum merupakan pilihan yang baik. Terlepas dari pendapat tentang pelaksanaan outsourcing itu sendiri. Akan tetapi, jika dilihat dari sisi focus bisnis dan akses terhadap teknologi terbaru dan best practicenya, maka penerapan outsourcing adalah solusi terbaik dari pengembangan system informasi. Penggunaan outsourcing juga bukan pilihan yang bebas resiko. Ketika menggunakan outsourcing maka secara tidak langsung perusahaan harus bersiap dengan kemungkinan pengendalian system yang dialihkan serta pemilihan vendor outsource yang memiliki kapabilitas dan kompetensi yang memadai.

Selamat datang di blog IPB pertama saya. Well, thanks to our beloved lecturer, Mr Arief Imam for give us this great project. Semoga bisa lebih bermanfaat buat saya dan teman-teman serta kampus MB IPB kita tentunya 🙂

Akhir kata,

Enjoy blogging people 🙂

Categories
November 2017
M T W T F S S
« Jul    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930