Take Home Test Sistem Informasi Manajemen

Soal no 2 :

Jawaban :

Konversi sistem informasi baru jika tidak dilakukan dengan cara dan tahapan yang terencana dapat menyebabkan kesalahan dan kesulitan dalam aspek implementasinya. Secara pengembangan, permasalahan konversi tidak akan menemui banyak permasalahan karena sistem yang baru akan mengacu kepada standar dan kinerja dari sistem sebelumnya. Selain itu, konversi sistem dilihat dari sudut pandang programming relative mudah karena pola pikir dan hasil akhir pengembangan sistem sudah diketahui. Permasalahan mungkin akan muncul pada penambahan fungsi-fungsi baru atau modifikasi alur pikir sistem yang sudah tersedia. Akan tetapi, pekerjaan programming tersebut tingkat kesulitannya relatif dapat terkontrol karena terkait dengan tim dan pengguna yang tertutup (pilot project)

Permasalahan menjadi pelik ketika implementasi konversi sistem lama menjadi sistem baru. Berbeda dengan tahapan pengembangan, tahap implementasi konversi melibatkan banyak pihak yang mungkin sudah terbiasa dengan penggunaan sistem yang lama. End user dan direct user adalah pihak yang paling banyak resiko dalam melakukan kesalahan konveri sistem. Hal tersebut disebabkan karena mereka sudah terbiasa menggunakan sistem lama, bahkan pada beberapa kasus sudah hapal tiap tahapan bahkan tanpa melihat.

Keteraturan dan repetasi dari pelaksanaan pekerjaan menjadi penyebabnya. Interaksi dengan sistem yang bersifat rutin seperti entry data yang dilakukan operator akan menjadi permasalahan pertama. Sistem yang baru pastinya akan menawarkan cara kerja baru dan berbeda. Bentuknya bisa penambahan pekerjaan atau perampingan alur kerja. Bentuk lainnya bisa berupa perubahan mekanisme atau aturan pelaksanaan pekerjaan. Bentuk-bentuk perubahan ini akan mempengaruhi kualitas dan kuantitas pekerjaan. Pada tahapan tertentu bahkan bisa menghasilkan input dan data yang tidak benar sehingga mempengaruhi tahap akhir.

Pihak yang juga dapat mengalami kesalahan dalam konversi sistem adalah end user yang bertugas dalam pengawasan dan evaluasi. Pada tahapan ini, user akan mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan analisis dan penetapan kualitas output. Bentuknya bisa kesalahan analisis akibat tidak familiar dengan sistem baru, penggunaan tools analisis yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau kesalahan akibat data hasil proses input yang memang sudah tidak sesuai.

Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan melakukan sosialisasi dan perencanaan konversi sistem yang ketat dan sesuai dengan kebutuhan. Poin penting dalam tahapan konversi sistem ialah penyesuaian dengan sistem lama dan sosialisasi secara menyeluruh. Sistem baru yang dibangun harus mengedepankan kemudahan dan kesesuaian dengan sistem yang lama. Sebisa mungkin tampilan dan alur kerja dibuat menyerupai sistem yang sudah tersedia sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan teknis. Sosialisasi dan pelatihan adalah kunci dalam melakukan konversi sistem. Tujuan sosialisasi ialah memberikan penyeragaman pemahaman tentang perubahan sistem. Sosilasasi juga hendaknya dilakukan tidak pada direct user saja tetapi juga pada indirect user sehingga kegiatan bisnis tidak terganggu dengan permasalahan perbedaan sistem. Pelatihan dilakukan khususnya kepada user yang mempunyai tingkat interaksi sistem yang tinggi agar permasalahan terkait perubahan cara kerja tidak terjadi secara massif. Pelatihan ditekankan pada perubahan alur kerja (jika ada) dan perubahan bentuk interaksi dengan sistem (bentuk form, metode analisis, tahapan pekerjaan).

Konversi sistem dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan, diantaranya :

1. Sistem Paralel/Paralel Run

Pendekatan sistem parallel dilakukan dengan cara mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Setiap hasil proses dievaluasi, disambung dan disesuaikan dengan kebutuhan user. Apabila sistem baru telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihan :

–  User dapat melakukan pengecekan data pada sistem lama.

–  Meningkatkan rasa aman bagi user.

Kekurangan :

– Penggunaan resource yang tinggi karena harus menangani sistem lama dan sistem  baru.

– Biaya pengembangan dan konversi sistem yang membengkak.

2. Direct Cut-Over

Direct Cut Over adalah pendekatan konversi yang menekankan pada perubahan drastic pada sistem dengan cara sistem baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama pada suatu saat/periode yang telah ditentukan. Dalam aplikasinya, pelaksanaan konversi dapat dilakukan dengan catatan:

– Telah dilakukan pengecekan secara sistem ekstensif.

– Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (Time Delay).

– User dipaksa harus menggunakan sistem baru.

Resiko pada teknik Direct Cut-Over ini adalah:

– Delay yang lama berakibat terjadi makin banyak kesalahan.

– User menggunakan sistem yang belum dikenal.

– User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru.

3. Phased in Method

Strategi konversi ini menggabungkan dua pendekatan diatas (Parallel Run dan Direct Cut-Over) yaitu dengan mengurangi sebanyak-banyaknya resiko yang dapat terjadi. Pada awal konversi pendekatan yang dilakukan ialah parallel run selanjutnya pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.

Keuntungan:
– User terlibat dalam konversi ini.

– Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data.

Kerugian:
– Membutuhkan waktu yang lebih lama.

– Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan.

4. Pilot Approach atau Distributed Approach

Strategi konversi ini dilakukan apabila terdapat beberapa lokasi atau site. Misalnya pada sistem bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya. Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan pada suatu site terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di site lainnya.

Soal No 3

Jawaban :

Software dalam kaitannya dengan sistem komputasi adalah bagian yang menjadi pusat input, analisis dan output dari pekerjaan. Secara pelaksanaan, software melakukan tugas dalam sistem kompotasi yang tersedia oleh hardware. Tanpa software, hardware adalah sistem mati yang tidak dapat mengolah apapun. Sebaliknya, tanpa hardware software hanyalah serangkaian kode dan bilangan biner yang tidak dapat beroperasi. Perawatan hardware relatif lebih mudah karena dapat dilakukan dengan melakukan cek fisik sedangkan perawatan software relatif lebih sulit karena menekankan pada kemampuan membaca dan menganalisis serangkaian program atau kode yang membutuhkan tahapan dalam mengetahui luaran atau permasalahannya.

Perawatan software difokuskan pada pemastian proses kerja dan analisis yang dilakukan oleh software berjalan seperti tujuan yang diharapkan. Bentuk perawatan  dapat berupa penentuan permasalahan, penyelesaian dengan patch, uji keamanan, uji logaritma, dan analisis lainnya. Tujuan utama perawatan software setidaknya dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Efektifitas dan Efisiensi

Software pada dasarnya adalah sistem yang berjalan dengan tujuan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Jika penggunaan software menghambat pekerjaan karena permasalahan teksnis maka fungsi software sebagai tools akan tidak berguna. Oleh karena itu perlu perawatan sistem untuk memastikan kinerjanya sesuai dengan harapan serta dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Aspek efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan software harus menjadi bagian penting dalam proses perawatan.

2. Reliabilitas (Kehandalan)

Program dikatakan reliable atau handal bila program dapat berjalan dengan baik, tidak mudah hang, crash atau berhenti pada saat pengoperasian. Kehandalan program juga dinilai dari seberapa jauh dapat tetap berjalan meskipun terjadi kesalahan pada pengoperasian (error tolerance). Selain itu, pengguna memerlukan feedback sesuai dengan  kondisi system.

3. Pemilihan Software untuk Pengembangan

Pada tahapan pengembangan, pemilihan software akan banyak berpengaruh terhadap tampilan dan alur kerja software. Hal tersebut disebabkan secara konsep cara pengerjaan alur proses dan pola pikir akan berbeda. Walaupun saat ini beberapa software pengembangan sudah didesain pada generalisasi interface dan alur pikir sehingga memudahkan.

4.  Kompatibilitas

Kompabilitas adalah aspek penting dalam perawatan sistem. Tanpa kompabilitas yang memadai, perawatan akan sulit dilakukan. Salah satu alasan sebagian besar administrator menggunakan PHP dalam program adalah kompabilitas dan jaringan pengguna yang tinggi. Hal tersebut memudahkan untuk melakukan maintenance dan jika ditemukan masalah maka tim dapat mendiskusikannya dengan pihak lain yang menggunakan software serupa.

Soal no 4 :

Jawaban :

ERP adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis organisasi secara terintegrasi. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu organisasi dalam satu system yang dapat digunakan untuk semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari ERP adalah Integrasi berupa penggabungan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua bagian berbagi informasi dan berkomunikasi.

ERP  didasarkan  pada database yang pada umumnya berupa software  modular. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular bermakna bahwa sebuah organisasi dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

Tujuan ERP secata umum ialah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. Dalam aktivitas organisasi dan proses bisnis, ERP bertujuan untuk :

  • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  • Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  • Menghasilkan informasi yang real-time
  • Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP sangat tergantung pada ukuran organisasis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Semakin besar organisasi dan bagian yang terlibat maka ERP juga akan semakin rumit. Tingkat kerumitan implementasi ERP juga didasarkan pada jenis kegiatan yang terlibat. Dalam penerapannya perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Terdapat beberapa langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP :

  • Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
  • Menentukan waktu dari migrasi data
  • Membuat template data
  • Menentukan alat untuk migrasi data
  • Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
  • Menentukan pengarsipan data
  • Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
  • ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
  • Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
  • Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Berikut ini contoh penerapan ERP di PLN (dikutip dari http://tsavo4.blogspot.com/2008/09/penerapan-erp-di-pln.html)

Penerapan ERP di PT. PLN

Untuk mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN (persero) dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh IT. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara
otomatis akan meningkatkan pelayanan. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi.

Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi. Pengimplementasian ERP jelas akan merubah pola kerja suatu perusahaan, dan para pegawailah yang langsung menerima dampak dari perubahan itu.

Saat ini penerapan ERP pada perusahaan besar sudah menjadi kategori wajib, dapat diambil contoh perusahaan tenaga listrik seperti di malaysia dan china, berturut-turut diwakilkan oleh Tenaga Bhd. dan Shanghai Power telah lama menerapkan ERP. Untuk Indonesia, perusahaan BUMN yang menerapkan ERP mungkin dapat dihitung dengan jari.

Dukungan dari SDM

Kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah “People.” Sesempurna apapun rancangan dan penerapan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh seluruh pegawai. Dibutuhkan kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini telah berjalan. menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, menurut Rully, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan.
Ringkasan mengenai pengimplementasian ERP

IT Master Plan PLN dibuat pada tahun 2004, bentuk riil PLN dari rencana tersebut adalah mengembangkan IT secara bertahap ditubuh PLN, seperti membangun sistem informasi secara on-line menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang centralized serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan Sistem tersebut.
Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu: divisi keuangan, divisi logistik dan divisi sumberdaya manusia. Ujicoba Pilot project dilakukan di kantor PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang, distribusi Bali, dan kantor Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa-Bali.

Dengan pertimbangan khusus, PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP, dan bekerja sama dengan Accenture sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. Bisnis Proses PLN yang sangat spesifik dan berbeda dari perusahaan listrik di dunia yang lain, maka beberapa modul pada sistem ERP perlu di sesuaikan dengan kebutuhan dari PLN itu sendiri.

Tim Imbangan Pilot ERP

Seperti pada Kasus BIG-BANG NIBCO yang membentuk TRIAD, maka pada kasus ini, PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem.
Tim ini terdiri atas 2 tim

1. tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Go-Live System

Terdapat 3 tahap perencanaan “Go-Live” sistem di PLN

1.tanggal 29 Des 2005, tahap menerapkan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN, PLN distribusi Jakarta Raya & tangerang, bali dan P3B Jawa-Bali.
2.tanggal 1 april 2006, tahap menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.

3.tanggal 1 juli 2006, tahap menerapkan fungsi logistik, keuangan dan SDM di PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.